Do końca 2026 roku w Polsce wprowadzony zostanie KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur. Czym jest KSeF i co jego wprowadzenie oznacza dla przedsiębiorców?
KSeF stanowi system, który umożliwi wystawianie, przesyłanie, odbieranie i przechowywanie faktur strukturyzowanych – to znaczy takich, które dostępne będą jedynie w formie elektronicznej, możliwe do odczytania tylko poprzez sam system i wystawiane jedynie wedle ściśle określonego wzoru. Co dość przydatne, KSeF będzie automatycznie sprawdzał, czy wystawiona faktura jest zgodna ze wzorem i automatycznie odrzuci ją, kiedy wykryje błędy, co pozwoli przedsiębiorcom na uniknięcie pomyłek.
Korzystanie z systemu nie będzie dobrowolne, a uwagę należy zwrócić na trzy daty stanowiące ostateczne terminy konieczności zmiany formy faktur na elektroniczną:
– od 1 lutego 2026 roku, korzystanie z KSeFu będzie obowiązkowe dla firm, które w 2024 r. osiągnęły sprzedaż powyżej 200 mln zł (wliczając w to VAT)
– od 1 kwietnia 2026 roku obowiązkiem tym objęte zostaną wszystkie pozostałe firmy
– dodatkowo, do 31 grudnia 2026 roku, możliwe będzie wystawianie faktur poza KSeFem, pod warunkiem, że suma sprzedaży (wliczając w nią VAT) w danym miesiącu nie przekroczy 10 000 zł.
Ta rozbieżność dat, stanowi niejaki ukłon w stronę mniejszych przedsiębiorców, którzy będą dysponowali większą ilością czasu na wdrożenie do swojej działalności niezbędnych zmian, w celu zastosowania systemu. Niemniej jednak należy pamiętać, że najpóźniej od lutego każdy, kto korzysta z produktów lub usług dużych firm, których sprzedaż przekroczyła 200 mln zł, będzie musiał fakturę dla siebie ‘ściągnąć’ z systemu KSeF.
KSeF zintegrowany jest z wieloma programami księgowymi, w tym z Saldeo, dzięki czemu proces wystawienia faktury nie skomplikuje się nadmiernie – składać się będzie z następujących kroków:
- Przygotowanie merytoryczne faktury – innymi słowy, określenie wszystkich tych danych, do których podania zobowiązania bylibyśmy w momencie wystawiania tradycyjnej faktury; nazwa i adres nabywcy, dane sprzedawcy, opis towarów lub usług, kwota netto, stawka podatku VAT, kwota tego podatku i kwota brutto
- Utworzenie pliku XML zawierające dane w formacie zgodnym ze schematem KSeF
- Autoryzacja użytkownika w KSeFie
- Wysłanie faktury do KSeFu – nadanie jej numeru
- Weryfikacja przez KSeF poprawności faktury pod względem zarówno formatu jak i jej zawartości, jeśli obie będą poprawne, dokument zostanie przyjęty i zostanie mu nadany numer referencyjny, stanowiący unikalny identyfikator, za pomocą którego możliwe będzie wyszukiwanie danej faktury.
Konieczność wprowadzenia systemu, może dla wielu wydawać się uciążliwa, ale na końcu tego kija jest marchewka – oto korzyści, które wiążą się z KSeFem:
– zwolnienie z obowiązku przechowywania i archiwizacji faktur – raz wprowadzona do KSeFu faktura będzie tam zachowana przez 10 następnych lat, to system przejmie Twoje dotychczasowe obowiązki
– zwolnienie z obowiązku przekazywania plików JPK_FA na żądanie urzędu
– czas jaki urząd skarbowy będzie miał na zwrot podatku VAT skróci się z 60 do 40 dni
– jednolity format faktur zapobiegać będzie nieporozumieniom, a dostęp do faktur zakupu będzie natychmiastowy
– większa automatyzacja procesów usprawni księgowość i zmniejszy prawdopodobieństwo popełniania błędów, przy wystawianiu faktur
– księgowi będą mieli bezpośredni dostęp do faktur, poprzez KSeF, co pozwoli zaoszczędzić czas i środki, które musiałyby zostać poświęcone na dostarczenie do nich faktur w formie papierowej.
Warto w tym miejscu zaznaczyć, że faktury papierowe nie wypadną całkowicie z obiegu, system nie obejmuje:
– faktur konsumenckich (B2C)
– faktur wystawionych w ramach OSS (One Stop Shop) i IOSS (Import One Stop Shop)
– biletów, uznawanych za faktury, wliczając w to paragony na płatnych autostradach
Na zakończenie chcielibyśmy rozwiać wątpliwości naszych Klientów – jesteśmy przygotowani na wdrożenie wszystkich niezbędnych kroków w celu uczynienia przejścia na KSeF tak prostym i przyjemnym jak to tylko możliwe.